Arbeidsmiljøloven stiller konkrete krav til hva en arbeidsavtale skal inneholde – det er ikke opp til deg som arbeidsgiver å velge bort punkter du synes er unødvendige. Her er minimumskravene, punkt for punkt.
Mange som ansetter for første gang tror en enkel mal fra internett holder. Problemet er at generiske maler ofte mangler punkter loven faktisk krever, eller inneholder formuleringer som ikke passer din bransje. Denne artikkelen går gjennom kravene i arbeidsmiljøloven § 14-6, slik at du kan sjekke egen avtale opp mot loven – eller bygge en ny fra bunnen.
Hvorfor er skriftlig avtale et krav?
Formålet med kravet til skriftlig arbeidsavtale er å sikre forutsigbarhet for begge parter. Muntlige avtaler er juridisk bindende, men i praksis fører de til uenighet om hva som egentlig ble avtalt – særlig når det gjelder lønn, arbeidstid og oppsigelsesfrister. Loven krever derfor at avtalen skal foreligge skriftlig, og senest innen sju dager i arbeidsforhold som varer mer enn én måned, jf. arbeidsmiljøloven § 14-5.
Minimumskravene i arbeidsmiljøloven § 14-6
Loven lister opp en rekke punkter avtalen som et minimum skal inneholde. De viktigste er:
- Partenes identitet – navn og adresse på arbeidsgiver og arbeidstaker.
- Arbeidsplassen – hvor arbeidet skal utføres. Er det ingen fast arbeidsplass, skal det opplyses at arbeidstaker arbeider på forskjellige steder.
- Tittel, stilling, arbeidets art – en beskrivelse av arbeidsoppgavene eller stillingskategorien.
- Tiltredelsestidspunkt – dato for når arbeidsforholdet starter.
- Forventet varighet – dersom arbeidsforholdet er midlertidig, skal grunnlaget for det og forventet varighet oppgis.
- Eventuell prøvetid – lengde og vilkår, dersom det er avtalt.
- Ferierettigheter – rett til ferie og feriepenger, og reglene for fastsettelse av ferietidspunkt.
- Oppsigelsesfrister – for både arbeidsgiver og arbeidstaker.
- Lønn – begynnelseslønn, eventuelle tillegg og andre goder som ikke inngår i lønnen, samt utbetalingsmåte og -tidspunkt.
- Arbeidstidens lengde og plassering – daglig og ukentlig arbeidstid, samt eventuelle ordninger for overtid.
- Pauser – lengde og plassering av pauser i arbeidsdagen.
- Avtale om særlig arbeidstidsordning – dersom det er avtalt utvidet ramme for arbeidstid.
- Tariffavtaler – opplysning om eventuelle tariffavtaler som regulerer arbeidsforholdet.
Ta med prøvetid hvis du ønsker det – uten en tydelig avtalt prøvetid i kontrakten kan du ikke påberope deg de forenklede oppsigelsesreglene som gjelder i prøvetiden.
Hva skjer hvis avtalen mangler punkter?
Manglende eller ufullstendig arbeidsavtale gjør ikke selve arbeidsforholdet ugyldig, men det kan skape uklarhet ved en eventuell tvist – og i verste fall bli tolket til arbeidstakers fordel siden arbeidsgiver har ansvaret for at avtalen er komplett. Arbeidstilsynet kan også følge opp manglende etterlevelse av kravet til skriftlig avtale. Sørg derfor for at avtalen er fullstendig fra første dag, i stedet for å tenke at «vi ordner detaljene senere».
Faste eller midlertidige ansettelser
Hovedregelen i norsk arbeidsliv er fast ansettelse. Midlertidig ansettelse er bare tillatt på bestemte grunnlag – blant annet vikariat, sesongarbeid eller praksisarbeid. Avtalen skal tydelig angi hvilket grunnlag den midlertidige ansettelsen bygger på, og hvor lenge den forventes å vare. Er dette uklart eller mangler grunnlag i loven, risikerer du at ansettelsen anses som fast uansett hva som står i kontrakten.
Endringer i arbeidsforholdet underveis
Endrer forhold seg etter at avtalen er signert – for eksempel ny lønn, ny tittel eller endret arbeidstid – skal endringen dokumenteres skriftlig så raskt som mulig, og senest innen én måned. Mange arbeidsgivere glemmer dette ved lønnsjusteringer eller når en ansatt får utvidet ansvar, men det samme kravet til skriftlighet gjelder endringer som den opprinnelige avtalen.
Arbeidsavtale og de andre pliktene som arbeidsgiver
Arbeidsavtalen er bare ett av flere elementer du må ha på plass når du ansetter noen for første gang. Se din første ansatte for den fulle oversikten over hva som følger med – inkludert arbeidsgiveravgift, tjenestepensjon og yrkesskadeforsikring, og arbeidsgiveravgift for hvordan avgiften beregnes basert på hvilken sone virksomheten tilhører.
Ikke bruk samme mal ukritisk for alle ansatte. En avtale for en fast ansatt i full stilling skiller seg fra en avtale for et vikariat eller en deltidsstilling – særlig når det gjelder varighet og grunnlag for midlertidighet.
Bør du bruke en standardmal eller lage avtalen selv?
En god standardmal fra en anerkjent kilde – for eksempel bransjeorganisasjoner eller Arbeidstilsynet – dekker som regel minimumskravene i loven. Utfordringen oppstår når virksomheten har spesielle behov, som fleksible arbeidstidsordninger, provisjonslønn eller konkurranseklausuler. I slike tilfeller bør du la en advokat eller erfaren HR-rådgiver se gjennom avtalen før den signeres, slik at den også dekker firmaets spesifikke behov og ikke bare lovens minimum.
Prøvetid – hva loven tillater
Prøvetid er ikke et lovpålagt punkt i seg selv, men noe partene kan avtale for å gi begge sider en tilvenningsperiode med enklere oppsigelsesadgang. Er prøvetid avtalt, gjelder normalt kortere oppsigelsesfrist i denne perioden enn i det ordinære arbeidsforholdet. Lengden på prøvetiden bør stå eksplisitt i avtalen, sammen med hvilke frister som gjelder dersom en av partene ønsker å avslutte arbeidsforholdet før prøvetiden er over. Uten en tydelig avtalt prøvetid faller man automatisk tilbake på de ordinære oppsigelsesreglene fra første dag.
Arbeidsavtale ved bruk av bemanningsbyrå eller innleie
Leier du inn arbeidskraft gjennom et bemanningsbyrå i stedet for å ansette direkte, er det byrået som er arbeidsgiver og som har ansvaret for arbeidsavtalen med den innleide. Din virksomhet, som innleier, har likevel visse plikter knyttet til likebehandling av lønns- og arbeidsvilkår sammenlignet med egne ansatte i tilsvarende stilling. Vurderer du å gå fra innleie til direkte ansettelse, må en ordinær arbeidsavtale etter § 14-6 utarbeides fra det tidspunktet arbeidsforholdet formelt endres.
Malverk og hvor du kan hente utgangspunkt
Arbeidstilsynet tilbyr veiledningsmateriell og eksempler på hva en arbeidsavtale bør inneholde, og de fleste regnskaps- og HR-systemer har innebygde maler tilpasset norske krav. Start alltid med en mal som er oppdatert på gjeldende lovverk, og tilpass den til din bransje og dine konkrete stillinger – en universell mal dekker minimumskravene, men fanger sjelden opp særtrekk ved akkurat din virksomhet, som skift, reisevirksomhet eller variable tillegg.
Sett av tid til å gå gjennom avtalen sammen med den nyansatte før signering, i stedet for å bare sende den på e-post for underskrift. Det gir rom for spørsmål og reduserer sjansen for misforståelser senere i arbeidsforholdet.
Ofte stilte spørsmål
Må arbeidsavtalen signeres før arbeidstaker begynner å jobbe?
Loven krever at avtalen foreligger senest innen sju dager i arbeidsforhold som varer mer enn en måned, men det beste er å ha den klar og signert før første arbeidsdag for å unngå misforståelser.
Gjelder minimumskravene også for deltidsstillinger?
Ja, kravene i arbeidsmiljøloven § 14-6 gjelder uavhengig av stillingsprosent.
Kan jeg bruke e-signatur på arbeidsavtalen?
Ja, elektronisk signatur er juridisk gyldig så lenge begge parter aksepterer avtalen på denne måten.
Må jeg oppgi eksakt lønn i kroner, eller holder det med lønnstrinn?
Avtalen skal opplyse om begynnelseslønn og eventuelle tillegg. Det viktigste er at arbeidstaker forstår hva lønnen faktisk blir – bruk gjerne konkrete kronebeløp fremfor bare henvisning til tariff eller lønnstrinn.
Hva om arbeidstaker ikke vil signere avtalen slik den er skrevet?
Da må dere forhandle fram en versjon begge parter aksepterer før arbeidsforholdet starter. Arbeidsavtalen er en gjensidig avtale, ikke et ensidig pålegg fra arbeidsgiver.