En faktura er ikke bare et betalingskrav – den er et bokføringsbilag, og bokføringsforskriften stiller konkrete krav til hva som må stå på den for at både du og kunden skal kunne føre den i regnskapet.
Mange nystartede gründere tenker på fakturaen som en formalitet man fikser i regnskapsprogrammet uten å tenke mer over det. Det stemmer et stykke på vei – de fleste regnskapsprogrammer fyller ut feltene automatisk – men det er nyttig å vite hvorfor feltene finnes, slik at du oppdager det raskt hvis noe mangler eller er feil, for eksempel når en kunde ber om endringer eller du fakturerer manuelt.
Hvilke opplysninger må stå på fakturaen?
Bokføringsforskriften stiller krav til såkalt salgsdokumentasjon. En gyldig faktura skal minst inneholde:
- Nummer og dato. Fakturanummeret skal være løpende og unikt – ingen hull eller gjenbruk av numre. Datoen er fakturadatoen, ikke nødvendigvis samme dag som leveransen fant sted.
- Selgers navn og organisasjonsnummer. Fullt firmanavn slik det er registrert, pluss organisasjonsnummeret fra Enhetsregisteret. Er du MVA-registrert, skal organisasjonsnummeret følges av bokstavene «MVA».
- Kjøpers navn. Ved salg til andre næringsdrivende bør også kjøpers organisasjonsnummer eller adresse fremgå tydelig.
- Ytelsens art og omfang. Hva som er levert eller solgt, i så konkrete termer at en utenforstående (for eksempel Skatteetaten ved en kontroll) kan forstå hva transaksjonen gjelder.
- Tidspunkt og sted for levering. Når varen ble levert eller tjenesten utført, dersom dette avviker fra fakturadatoen.
- Vederlag og betalingsforfall. Beløpet som skal betales, og fristen for betaling.
- MVA-beløp og -sats, om du er MVA-registrert. Både nettobeløp, MVA-sats og MVA-beløp skal fremgå separat, ikke bare bruttosummen. Er du ikke MVA-registrert, skal du ikke oppgi eller legge til MVA i det hele tatt.
Er du ikke registrert i Merverdiavgiftsregisteret, kan du ikke legge MVA på fakturaen – uansett hvor stor omsetningen din er. Det er registreringen, ikke omsetningen alene, som gir rett til å fakturere med MVA. Les mer om MVA-registrering og 50 000-grensen.
Må jeg bruke et fakturaprogram?
Det finnes ikke et lovkrav om at fakturaer må sendes elektronisk gjennom et bestemt system for de fleste virksomheter, men i praksis er det både enklere og tryggere å bruke et regnskaps- eller fakturaprogram. Programmet sørger automatisk for løpende fakturanummerering, riktig MVA-beregning og at fakturaen arkiveres korrekt sammen med resten av regnskapet. Se gjennomgangen av hvordan du velger regnskapsprogram for en oversikt over hva du bør se etter.
Kreditnota – når fakturaen må rettes
Har du sendt en faktura med feil beløp, feil kunde eller feil vare, skal du ikke bare slette den eller sende en ny med samme nummer. Riktig fremgangsmåte er å utstede en kreditnota som reverserer hele eller deler av den opprinnelige fakturaen, og deretter eventuelt sende en ny, korrekt faktura. Dette sikrer at bokføringssporet er komplett og sporbart, noe som er selve poenget med bokføringsreglene.
Hvor lenge må du oppbevare fakturaene?
Fakturaer er en del av regnskapsmaterialet ditt og omfattes av oppbevaringsplikten. Hovedregelen er 5 år, og dette gjelder uansett om fakturaen er sendt på papir eller elektronisk. Bruker du et regnskapsprogram, tar systemet normalt hånd om arkiveringen automatisk, men det er likevel ditt ansvar som virksomhetseier å sørge for at materialet er tilgjengelig ved en eventuell bokettersyn. Les mer om regnskapsplikt og bokføringsplikt.
Betalingsfrist og hva som skjer hvis kunden ikke betaler
Det er ingen lovbestemt standardfrist for betaling – du velger selv hvilken forfallsdato du setter, men den bør fremgå tydelig på fakturaen og helst være avtalt med kunden på forhånd, for eksempel i tilbudet eller kontrakten. Vanlig praksis for næringskunder er 14–30 dager. Betaler ikke kunden innen fristen, er neste steg å sende en purring – se den fulle gjennomgangen i artikkelen om purring og inkasso for hvordan du går videre derfra.
Faktura til utlandet
Selger du varer eller tjenester til kunder i andre land, gjelder de samme grunnleggende kravene til innhold, men MVA-behandlingen kan avvike fra en vanlig norsk faktura. Salg til næringsdrivende i andre EØS-land eller utenfor Europa er ofte omfattet av egne unntaksregler, og fakturaen bør da tydelig angi at MVA ikke er beregnet, samt hvilket rettsgrunnlag dette bygger på. Dette er et område hvor det er lett å gjøre feil, så rådfør deg med regnskapsfører før du fakturerer den første utenlandske kunden, spesielt hvis det dreier seg om betydelige beløp eller gjentakende salg.
Delfakturering og forskuddsfakturering
Ved lengre prosjekter er det vanlig å dele opp faktureringen i flere delfakturaer etter hvert som arbeidet utføres, i stedet for å vente til hele leveransen er ferdig. Dette er både god praksis for din egen likviditet og ofte det kunden foretrekker, siden de kan fordele kostnaden over tid. Krever du forskuddsbetaling før arbeidet er levert, kalles dette forskuddsfaktura, og denne skal også oppfylle de samme grunnleggende kravene til innhold – men husk at MVA-plikten som hovedregel oppstår når betalingen mottas, ikke først når varen eller tjenesten leveres.
Sjekkliste før du sender fakturaen
- Er fakturanummeret unikt og i riktig rekkefølge?
- Står organisasjonsnummeret riktig, med «MVA» hvis du er MVA-registrert?
- Er varen eller tjenesten beskrevet konkret nok til å forstås av en utenforstående?
- Stemmer MVA-satsen med det som faktisk leveres (se MVA-satsene forklart)?
- Er betalingsfrist og kontonummer riktig?
Ofte stilte spørsmål
Kan jeg fakturere før jeg har registrert firmaet?
Nei. Du trenger et organisasjonsnummer for å kunne stille en gyldig faktura, og det får du først når foretaket er registrert i Enhetsregisteret.
Må fakturanummeret starte på 1?
Nei, men det må være løpende og unikt fra det tidspunktet du begynner å fakturere, uten hull eller gjentagelser som ikke kan forklares.
Kan jeg sende faktura på e-post eller må den sendes elektronisk via et fakturasystem?
Faktura kan i utgangspunktet sendes på flere måter, men mange større kunder og offentlige virksomheter krever elektronisk faktura (EHF). Sjekk kundens krav før du sender første faktura.
Hva om jeg glemmer å legge på MVA?
Er du MVA-registrert og glemmer det på en faktura, må du normalt rette opp med en tilleggsfaktura eller kreditering og ny, korrekt faktura. Ta kontakt med regnskapsfører for å sikre riktig håndtering.
Hvor detaljert må varebeskrivelsen være?
Beskrivelsen skal være konkret nok til at en utenforstående forstår hva som er levert – «konsulenttjenester» er ofte for vagt, «rådgivning prosjekt X, timer 1.–15. mai» er bedre.