Før eller siden opplever de fleste bedrifter at en kunde ikke betaler i tide. Det finnes en fast, lovregulert rekkefølge for hvordan du går fra purring til inkasso – følger du den riktig, står du sterkere både juridisk og i dialogen med kunden.
Ubetalte fakturaer er noe av det som svekker likviditeten mest i en nyetablert bedrift, fordi du har levert varen eller tjenesten, kanskje til og med betalt egne underleverandører, men ikke mottatt oppgjør selv. Jo raskere og mer strukturert du håndterer sene betalere, jo mindre skade gjør det på likviditeten i selskapet.
Steg 1: Purringen
Når betalingsfristen på fakturaen er passert uten at kunden har betalt, sender du en purring (også kalt betalingspåminnelse). En purring er ikke et lovpålagt steg, men det er god skikk og gir kunden en sjanse til å ordne opp før saken eskalerer til inkasso. Purringen bør inneholde referanse til den opprinnelige fakturaen, beløpet som skylder, og en ny, kort frist for betaling.
Et gebyr for purring kan kreves, men det er beløpsmessig begrenset i forskrift, og gebyret må stå i et rimelig forhold til de faktiske kostnadene ved å sende purringen. Sjekk gjeldende beløpsgrenser hos Forbrukertilsynet eller din regnskapsfører før du fastsetter purregebyret ditt.
Steg 2: Inkassovarsel
Betaler ikke kunden etter purringen, er neste lovpålagte steg et inkassovarsel. Dette er et formelt varsel om at du vil sende kravet til inkasso dersom betaling ikke skjer innen en fastsatt frist – minimum 14 dager etter at varselet er sendt. Inkassovarselet er et krav etter inkassoloven, og det må sendes før du kan gå videre med selve inkassosaken. Vil du se prosessen fra skyldnerens side – nyttig for å forstå hvordan kravene dine oppleves – har Finansfobi en god gjennomgang av purring og inkassovarsel. Varselet bør formuleres tydelig og saklig, uten trusler utover det som følger direkte av loven.
Steg 3: Selve inkassoprosessen
Har fristen i inkassovarselet løpt ut uten betaling, kan kravet sendes til inkasso – enten gjennom et eget inkassobyrå eller ved at du selv følger inkassolovens regler for egeninkasso. Inkassobyrået sender da en betalingsoppfordring til skyldneren med en ny frist, normalt minst 14 dager. Betaler skyldneren fortsatt ikke, kan saken bringes videre til forliksrådet eller namsmyndighetene for tvangsinndrivelse, avhengig av om kravet er omtvistet eller ikke.
Gebyrer i inkassosaker – prinsippene
Inkassoomkostningene – gebyrene og salærene som legges på kravet – er regulert av inkassoforskriften og beregnes normalt som en kombinasjon av et fast gebyr og et rente- eller gebyrelement knyttet til hovedstolens størrelse, samt hvor mange purre- og inkassosteg som er gjennomført. Nøyaktige kronebeløp endres jevnlig i forskriften, så omtal aldri gebyrbeløp som faste tall i egen dokumentasjon – sjekk alltid gjeldende satser hos Forbrukertilsynet eller inkassobyrået du bruker. Som hovedregel gjelder at gebyrene skal stå i forhold til kravets størrelse og antallet nødvendige purringer, ikke være en straff i seg selv.
Bør du bruke eget inkassobyrå eller gjøre det selv?
For en liten bedrift med få og oversiktlige krav kan det være praktisk å sende purring og inkassovarsel selv, siden inkassoloven gir deg lov til det (egeninkasso). Fordelen er at du slipper å dele inn kravet med et byrå og beholder kontrollen over kundedialogen selv. Ulempen er at du selv må ha kontroll på alle formkrav og frister – gjør du en feil i prosessen, kan hele inkassokravet bli kjent ugyldig. Har du mange kunder, uoversiktlige krav eller rett og slett ikke tid til oppfølgingen, er det ofte mer lønnsomt å overlate jobben til et profesjonelt inkassobyrå.
| Steg | Hva skjer | Minste frist til neste steg |
|---|---|---|
| 1. Purring | Påminnelse om ubetalt faktura | Ingen lovbestemt minstefrist, men gi kunden rimelig tid |
| 2. Inkassovarsel | Formelt varsel om at inkasso vil bli iverksatt | Minst 14 dager |
| 3. Inkassosak | Betalingsoppfordring fra inkassobyrå/deg selv | Minst 14 dager før tvangsinndrivelse kan igangsettes |
Renter ved forsinket betaling
I tillegg til gebyrer har du som kreditor krav på forsinkelsesrente av det skyldige beløpet fra forfallsdatoen og frem til betaling skjer. Forsinkelsesrenten fastsettes sentralt og endres normalt to ganger i året, så oppgi aldri en fast prosentsats i egen dokumentasjon – sjekk heller gjeldende sats på forsinkelsesrenten før du beregner kravet. Renten løper uavhengig av om du har sendt purring eller ikke, men det er likevel god praksis å opplyse om den i purringen slik at kunden forstår den fulle konsekvensen av å utsette betalingen ytterligere.
Dokumentasjon underveis
Gjennom hele prosessen – fra faktura til purring, inkassovarsel og eventuell inkassosak – er det viktig å ta vare på all dokumentasjon: når fakturaen ble sendt og mottatt, når purringen og inkassovarselet gikk ut, og eventuell korrespondanse med kunden om saken. Skulle kravet senere bestrides eller bringes inn for forliksrådet, er det denne dokumentasjonen som avgjør om du kan bevise at fristene og formkravene faktisk er overholdt. Mange fakturaprogrammer logger dette automatisk, men dobbeltsjekk at loggen faktisk lagres og er tilgjengelig den dagen du eventuelt trenger den.
Forebygging er billigere enn inkasso
Den beste måten å unngå inkassosaker på er å redusere risikoen for at de oppstår i utgangspunktet. Det innebærer å fakturere riktig fra start, sette realistiske betalingsfrister og – for større eller nye kunder – gjøre en enkel kredittsjekk før du leverer på kreditt. Bruker du inkasso som fast rutine i bedriften, bør prosessen også være dokumentert i regnskapsrutinene dine, slik at ubetalte krav følges opp systematisk og ikke blir liggende. Er summene betydelige, kan factoring også være et verktøy for å sikre kontantstrømmen mens du venter på oppgjør, siden factoringselskapet da tar over deler av risikoen og arbeidet med innkrevingen.
Ofte stilte spørsmål
Kan jeg sende kravet rett til inkasso uten å purre først?
Nei, du må sende et inkassovarsel med minst 14 dagers frist før saken kan sendes videre til inkasso. En purring i forkant er ikke lovpålagt, men anbefales som god skikk.
Hva skjer hvis kunden bestrider kravet?
Er kravet omtvistet, kan ikke inkassobyrået fortsette med ordinær inndrivelse. Saken må da eventuelt bringes inn for forliksrådet eller domstolen for å bli avgjort.
Kan jeg selv drive inn kravet uten inkassobyrå?
Ja, inkassoloven åpner for egeninkasso, men du må da selv følge alle formkrav og frister i loven nøyaktig, ellers risikerer du at kravet blir kjent ugyldig.
Hvor mye kan jeg kreve i purregebyr?
Purregebyr er beløpsmessig begrenset i forskrift, og satsene endres av og til. Sjekk gjeldende beløp hos Forbrukertilsynet eller din regnskapsfører før du fastsetter gebyret.
Hva skjer om skyldneren fortsatt ikke betaler etter inkassovarsel?
Da kan saken sendes til inkassobyrå for videre innkreving, og til slutt eventuelt til namsmyndighetene for tvangsinndrivelse dersom kravet ikke er omtvistet.