Når en faktura ikke betales, er en ryddig purring første steg. Denne malen inneholder både en vennlig betalingspåminnelse og et formelt inkassovarsel.
Du er ikke lovpålagt å purre før du sender kravet til inkasso, men skal du varsle inkasso, stiller inkassoloven krav: varselet skal være skriftlig og gi skyldneren en betalingsfrist på minst 14 dager før inkasso kan settes i verk. Fra forfall kan du også kreve forsinkelsesrente etter forsinkelsesrenteloven, og eventuelt purregebyr innenfor gjeldende satser – sjekk satsene hos offisielle kilder før du legger dem på.
I praksis lønner det seg å holde en vennlig tone i første purring – de fleste manglende betalinger skyldes forglemmelse eller rot, og kunden skal helst handle hos deg igjen. Blir kravet fortsatt ikke betalt, bruker du inkassovarselet, som er siste steg før saken sendes til inkassobyrå eller forliksrådet.
Slik bruker du malen: Kopier teksten, erstatt alt i [HAKEPARENTESER] med dine opplysninger, og stryk punkter som ikke passer. Malen er et utgangspunkt – ikke juridisk rådgivning. Ved viktige avtaler bør advokat eller regnskapsfører kvalitetssikre resultatet.
DEL 1: VENNLIG BETALINGSPÅMINNELSE (FØRSTE PURRING) [FIRMANAVN] [ADRESSE] Org.nr: [ORGANISASJONSNUMMER] [KUNDENS NAVN/FIRMANAVN] [ADRESSE] [STED], [DATO] BETALINGSPÅMINNELSE – FAKTURA [FAKTURANUMMER] Vi kan ikke se å ha mottatt betaling for følgende faktura: Fakturanummer: [FAKTURANUMMER] Fakturadato: [DATO] Forfallsdato: [DATO] Beløp: kr [BELØP] Vi ber om at beløpet betales til kontonummer [KONTONUMMER] innen [NY BETALINGSFRIST, DATO]. Merk betalingen med fakturanummeret [ELLER KID: (KID-NUMMER)]. Er fakturaen allerede betalt i løpet av de siste dagene, kan du se bort fra denne påminnelsen. Har du spørsmål til fakturaen, eller er det forhold som gjør det vanskelig å betale nå, ta gjerne kontakt med oss på [TELEFON/E-POST], så finner vi en løsning. Med vennlig hilsen [NAVN] [FIRMANAVN] DEL 2: INKASSOVARSEL (VED FORTSATT MANGLENDE BETALING) [FIRMANAVN] [ADRESSE] Org.nr: [ORGANISASJONSNUMMER] [KUNDENS NAVN/FIRMANAVN] [ADRESSE] [STED], [DATO] INKASSOVARSEL – FAKTURA [FAKTURANUMMER] Til tross for tidligere påminnelse [AV (DATO)] er følgende krav fortsatt ikke betalt: Fakturanummer: [FAKTURANUMMER] Fakturadato: [DATO] Opprinnelig forfallsdato: [DATO] Hovedkrav: kr [BELØP] [EVENTUELT: Purregebyr: kr (BELØP ETTER GJELDENDE SATS)] [EVENTUELT: Forsinkelsesrente etter forsinkelsesrenteloven fra forfall: kr (BELØP)] Totalt å betale: kr [BELØP] Dette er et varsel om inkasso etter inkassoloven § 9. Dersom beløpet ikke er betalt til kontonummer [KONTONUMMER] innen 14 dager fra dette varselets dato, det vil si senest [DATO], vil kravet bli sendt til inkasso uten ytterligere varsel. Ved inkasso påløper omkostninger som du som skyldner må dekke. Mener du at kravet er feil, ber vi deg ta kontakt med oss skriftlig snarest, og senest innen betalingsfristen, på [E-POST]. Er beløpet betalt i løpet av de siste dagene, kan du se bort fra dette varselet. Med vennlig hilsen [NAVN] [FIRMANAVN]