Et varamedlem er styrets reserve: en person som trer inn når et ordinært styremedlem er forhindret. Vervet virker udramatisk – helt til den dagen du faktisk trer inn og får samme ansvar som et vanlig styremedlem.
Mange takker ja til å stå som varamedlem i et lite AS «bare for å fylle rollen» – gjerne som ektefelle, samboer eller venn av eieren. Det er lov, og ofte praktisk. Men vervet er et reelt tillitsverv registrert i Foretaksregisteret, og det er verdt å forstå hva det innebærer før du sier ja.
Må et AS ha varamedlem?
Nei. Aksjeloven § 6-3 lar generalforsamlingen bestemme om det skal velges varamedlemmer, og det gjelder uansett hvor mange medlemmer styret har. Det typiske gründerselskapet – der eieren er eneste styremedlem og dermed automatisk styreleder – kan altså registreres helt uten vara. Mange tror noe annet fordi loven tidligere krevde varamedlem når styret hadde færre enn tre medlemmer, men det kravet ble fjernet i 2013. Vedtektene kan likevel kreve vara, så les dem.
At det er frivillig, betyr ikke at det er uten verdi. I et selskap med ett styremedlem stopper alt som krever styrevedtak den dagen du blir syk, er på reise uten nett eller er inhabil i en sak. Et varamedlem som kan tre inn, er den enkleste forsikringen mot det.
Varamedlemmer velges av generalforsamlingen på samme måte som styremedlemmene, normalt for to år av gangen med mindre vedtektene sier noe annet. Reglene om styremedlemmer gjelder tilsvarende for varamedlemmer så langt de passer. Varamedlemmet registreres i Foretaksregisteret via Samordnet registermelding i Altinn, og navnet er offentlig tilgjengelig.
Hva gjør et varamedlem til daglig?
Så lenge alle de ordinære styremedlemmene fungerer, har varamedlemmet ingen løpende oppgaver eller myndighet. Varaen deltar ikke i styremøtene, har ikke stemmerett og signerer ikke protokoller. Noen selskaper velger likevel å sende varamedlemmet innkallinger og sakspapirer til orientering, slik at vedkommende kjenner sakene den dagen det blir aktuelt å tre inn. Det er god praksis, men ikke et lovkrav.
Tips til deg som er vara i et selskap du ikke jobber i: Be om å få årsregnskapet og gjerne styreprotokollene til orientering én gang i året. Da vet du omtrent hvilken økonomisk situasjon du eventuelt trer inn i – og du unngår å bli medansvarlig for beslutninger i et selskap du ikke aner noe om.
Når trer varamedlemmet inn?
Varamedlemmet trer inn når et ordinært styremedlem har forfall – altså er forhindret fra å delta i behandlingen av en sak eller et møte. Det kan være sykdom, reise, inhabilitet i en enkeltsak eller at et styremedlem har fratrådt og nytt medlem ennå ikke er valgt. Styret kan som hovedregel ikke treffe beslutning uten at alle styremedlemmene så langt som mulig har fått anledning til å delta; er et medlem forhindret, skal varamedlemmet innkalles.
Inntreden kan altså gjelde:
- Én enkelt sak – for eksempel der et styremedlem er inhabilt.
- Ett møte – ved kortvarig forfall.
- En lengre periode – ved langvarig sykdom eller til nytt styremedlem er valgt av generalforsamlingen.
Når varamedlemmet deltar i styrebehandlingen, har det nøyaktig samme rettigheter og plikter som et ordinært styremedlem i de sakene det gjelder: møterett, stemmerett, rett til å kreve sin uenighet protokollert – og plikt til å sette seg forsvarlig inn i sakene før det stemmer.
Hvilket ansvar har et varamedlem?
Her skiller vervet seg klart fra hvordan mange oppfatter det. Ansvaret følger funksjonen, ikke tittelen:
| Situasjon | Ansvar |
|---|---|
| Varaen har ikke deltatt i noen styrebehandling | I utgangspunktet ikke ansvar for styrets beslutninger |
| Varaen trer inn i en sak eller et møte | Fullt styreansvar for de beslutningene varaen deltar i |
| Varaen fungerer over lengre tid | I praksis samme løpende ansvar som et ordinært styremedlem |
Deltar du i en styrebeslutning som varamedlem, kan du bli personlig erstatningsansvarlig etter aksjeloven § 17-1 hvis du uaktsomt medvirker til tap for selskapet, aksjonærer eller kreditorer – på lik linje med de faste medlemmene. Les mer om hvordan dette ansvaret slår inn i personlig ansvar når selskapet sliter og i ordlisteoppslaget om styreansvar.
Vær særlig på vakt hvis du blir bedt om å tre inn i styret i et selskap med økonomiske problemer. Trer du inn og deltar i beslutninger – eller lar være å handle der styret har handleplikt etter aksjeloven § 3-5 – vurderes ditt ansvar individuelt, ut fra hva du visste eller burde forstått. «Jeg var jo bare vara» er ikke et rettslig forsvar for beslutninger du faktisk var med på.
Får varamedlemmer honorar?
Det er ingen lovregel om godtgjørelse til varamedlemmer. Eventuelt honorar fastsettes av generalforsamlingen, på samme måte som styrehonorar ellers. I små selskaper er varavervet som regel ulønnet. Der varamedlemmet faktisk møter, er en vanlig løsning møtehonorar per styremøte varaen deltar i. Utbetalt honorar skattlegges som lønn.
Hvordan blir du valgt inn – og hvordan trer du ut?
Valget skjer på generalforsamlingen, og endringen meldes til Foretaksregisteret. Vil du fratre som varamedlem, kan du normalt gjøre det ved å melde fra til selskapet; sørg for at fratredelsen faktisk registreres i Foretaksregisteret, slik at du ikke blir stående med et verv du tror du har lagt fra deg. Selskapet plikter på sin side å sørge for at lovens minstekrav – minst ett varamedlem når styret har færre enn tre medlemmer – er oppfylt til enhver tid, og må da velge ny vara.
Før du takker ja til et varaverv, bør du stille de samme spørsmålene som et påtroppende styremedlem: Hvordan er økonomien i selskapet? Finnes det styreansvarsforsikring, og omfatter den varamedlemmer som trer inn? Se også styreforsikring for hva en slik forsikring dekker.
Ofte stilte spørsmål
Må et AS med bare ett styremedlem ha varamedlem?
Nei. Generalforsamlingen bestemmer selv om det skal velges varamedlemmer (aksjeloven § 6-3), og Brønnøysundregistrene krever bare at styret har minst ett medlem. Kravet om vara ved færre enn tre styremedlemmer ble opphevet i 2013. Det kan likevel være lurt å ha en, slik at selskapet ikke står stille om du blir forhindret.
Kan ektefellen min stå som varamedlem?
Ja, det er vanlig og lovlig. Men husk at vervet er reelt: trer ektefellen inn i styrebehandling, følger fullt styreansvar med. Vedkommende bør derfor kjenne selskapets økonomi, ikke bare låne bort navnet sitt.
Har varamedlemmet ansvar for beslutninger det ikke deltok i?
I utgangspunktet ikke. Styreansvaret etter aksjeloven § 17-1 vurderes individuelt og knytter seg til handlinger og unnlatelser i utøvelsen av vervet. Et varamedlem som aldri har trådt inn, har normalt ikke medvirket til styrets beslutninger.
Skal varamedlemmet innkalles til alle styremøter?
Nei, bare når et ordinært styremedlem har forfall, eller når vedtektene eller styret selv bestemmer det. Mange selskaper sender likevel varaen sakspapirer til orientering som god praksis.
Er varamedlemmer registrert offentlig?
Ja. Varamedlemmer registreres i Foretaksregisteret via Samordnet registermelding i Altinn, og rollen er synlig i offentlige registerdata hos Brønnøysundregistrene.